En cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 “por 
la cual se dictan disposiciones generales para la protección de 
datos personales” y del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 “
por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”,
Organización Terpel S.A. publica la presente política la cual 
contiene los lineamientos que aplica para el tratamiento de 
los datos personales de sus clientes y usuarios de sus distintos
programas y segmentos de negocio, proveedores y funcionarios
de la compañía.

Esta política aplica a los procesos de protección de datos 
personales de la Organización Terpel S.A.

1. Responsable del Tratamiento de Datos Personales:

Organización Terpel S.A., identificada con NIT 830.095.213-0 
(en adelante Terpel), sociedad constituida mediante escritura
pública No. 6038 del 21 de Noviembre de 2001 otorgada en
la Notaría 6 del Círculo de Bogotá, con domicilio en la ciudad 
de Bogotá D.C., y con dirección de notificación en la Carrera 7 
No. 75 – 51 de Bogotá, correo electrónico de notificación 
judicial en [email protected] y PBX: 3267878

2. Tratamiento de los Datos Personales capturados por 
el Responsable del Tratamiento:

Para el tratamiento, recolección, almacenamiento, uso, 
procesamiento, circulación, supresión entre otras de 
datos personales de personas naturales por parte de
Terpel, deberá obtenerse autorización previa e informada
de su Titular (persona natural cuyos datos personales
sean objeto de Tratamiento) o quien se encuentre
legitimado de conformidad con lo establecido en el artículo
20 del Decreto 1377 de 2013, la cual podrá ser concedida
por medio escrito u oral o mediante conductas inequívocas
del titular que permitan concluir de forma razonable que 
otorgó la autorización y que pueda ser objeto de consulta 
posterior por su Titular o de quien se encuentre legitimado
para ejercer los derechos del Titular conforme la ley.

Para efectos de la presente política, los términos que se 
señalan a continuación tendrán los siguientes significados, 
los cuales fueron tomados de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto
1377 de 2013:
 
a. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del 
Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

b. Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada 
por el Responsable dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos 
personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia 
de las Políticas de Tratamiento de la información personal que le 
serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades 
del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales;

c. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales 
que sea objeto de Tratamiento;

d. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda 
asociarse a una o varias personas naturales determinadas o 
determinables. Terpel en orden a dar cumplimiento a sus 
obligaciones legales y contractuales, requiere del tratamiento 
de numerosos datos personales, dentro de los que se encuentran 
los de sus funcionarios, proveedores, clientes, usuarios y terceros 
en general, a los cuales le resulta aplicable las disposiciones 
previstas en la Ley 1581 de 2012, y su Decreto Reglamentario 
1377 de 2013, y en consecuencia la presente política.

e. Dato privado: Aquel dato que solo es relevante para su Titular.

f. Dato público: Dato que no es semi-privado, ni privado, ni 
sensible, y que por su naturaleza puede estar contenido en 
registros públicos, documentos públicos, gacetas oficiales, 
boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente 
ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

g. Dato semiprivado: Dato cuyo conocimiento o divulgación 
puede interesar al Titular y a un cierto sector o grupo de personas. 
Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso 
indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos 
que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las 
convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos,
organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva
intereses de cualquier partido político o que garanticen los 
derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así 
como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los 
datos biométricos.

h. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, 
pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice 
el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable 
del Tratamiento;

i. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, 
pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida 
sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

j. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto 
de Tratamiento;

k. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones
sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento,
uso, circulación o supresión.

l. Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar, cuando el 
Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, 
ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales 
a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se 
encuentra dentro o fuera del país.

m. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica 
la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de 
la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización
de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable”.

Recolección de la información personal

Terpel captura datos personales en las siguientes actividades, sin 
perjuicio que existan otras donde también lo haga:

• - Convenios de Comunidad Terpel
   
• - Captación de datos a través de la Línea de 
  Servicio al Cliente
   
• - Manejo de información de Proveedores
   
• - Manejo de información de Cartera y Clientes de 
  sus distintos segmentos de negocio.
   
• - Captura de bases de datos en promociones o 
  actividades especiales dirigidas a los clientes de 
  sus distintos segmentos de negocio.
   
• - Captura de información a través de páginas web
   
• - Captura de información a través de programas de mercadeo.
   
• - Manejo de información de nómina y de selección de personal.
   
• - Convenios con entidades financieras o de otro tipo.
   
• - Manejo de información en servicio al cliente.
   
• - Compra de bases de datos a entidades que administran
  grandes bases de información.
   
• - Ejecución de contratos.
   
• - Ferias y congresos
   
• - Oficina de atención al accionista.
   
• - Captura de información para estudios de mercado.
   

Durante la ejecución de estas actividades o de otras donde se 
presente la captura de datos personales, el reporte, divulgación,
uso, consulta, eliminación o supresión, reenvío, transferencia
internacional, transmisión, administración, acceso, conservación,
almacenamiento, archivo, análisis, copia, procesamiento e inclusión
de dichos datos personales dentro de sus bases de datos en su 
servidor o el de un tercero tanto en el país como fuera de él, Terpel 
deberá ceñirse a los términos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 
1377 de 2013 en el Tratamiento de los datos personales 
de terceros, para lo cual obtendrá previamente autorización de su 
Titular. Previo a compartir datos personales con terceros, aliados, 
contratistas, proveedores, Terpel deberá cerciorarse de haber 
obtenido previamente la autorización del Titular de los
datos para darle ese uso. De acuerdo con lo anterior, solo podrá 
compartir datos personales con terceros cuando cuente con 
la debida autorización de su titular.

En los usos para los cuales destina Terpel los datos personales que 
captura en ejecución de su objeto social se encuentran, 
sin limitarse a ellos:
 

1. 1. Atención de requerimientos de autoridades. 
    
2. 2.Manejo interno a efectos de registro de sus clientes de los 
   distintos segmentos de negocios.
    
3. 3. Análisis de riesgo crediticio, análisis estadísticos o de 
   seguridad de sus clientes o usuarios.
    
4. 4. Ejecución y/o cumplimiento de los contratos que tiene 
   con terceros, ya sea de compra o venta de combustibles 
   líquidos o GNV, financiación para la conversión de
   vehículos o contratos de otra naturaleza comprendidos 
   dentro de su objeto social.
    
5. 5. El envío de correspondencia, correos electrónicos o contacto 
   telefónico con sus clientes, proveedores y usuarios de sus 
   distintos programas en desarrollo de actividades publicitarias,
   promocionales, de mercadeo (principalmente para planes
   de fidelidad y relacionales) de ejecución de ventas o estudios
   de mercado enfocados a su actividad de distribución de 
   combustibles líquidos o GNV o prestación de servicios 
   complementarios, así como: GLP, energía eléctrica, lubricantes
    
6. 6. Para compartir información con aliados comerciales para el 
   ofrecimiento de servicios con beneficios para nuestros clientes
    
7. 7. Para compartirlos o enviarlos a terceros con quienes realice 
   alianzas o contratos para fines comerciales relacionados con 
   la ejecución de las actividades comprendidas dentro de su 
   objeto social.
    
8. 8. Mantenimiento por sí mismo o a través de un tercero, de las 
   bases de datos.
    
9. 9. Obtención de información de grupos de interés para el 
   relacionamiento de la compañía (datos de contacto de 
   periodistas y autoridades)
    
10. 10. Atención a los accionistas sobre sus solicitudes y trámites.
     
11. 11. Selección de personal, administración de contrataciones,
    manejo de relaciones laborales y cumplimiento de las 
    obligaciones derivadas de la misma, otorgamiento 
    de beneficios a sus empleados por sí mismo o a través 
    de terceros, así como permitir el acceso de los empleados 
    a los recursos informáticos de la empresa.
     
12. 12. Envío a distribuidores y/o agentes de lubricantes de bases de 
    datos sobre puntos de venta o lubricaderos.
     
13. 13. Transferencia internacional y/o transmisión de datos a terceros
    con quienes realice alianzas relacionadas con su objeto social, 
    contrate estudios o les encargue el tratamiento de datos.
     
14. 14. Reporte y consulta a centrales de riesgo crediticio legalmente 
    constituidas en Colombia principalmente a Experian 
    Colombia S.A. (Datacredito).
     
15. 15. Análisis de prospectos con fines comerciales ya sea de clientes 
    o consumidores.
     
16. 16. Gestiones de cobranzas o comercial. Realizar acciones de 
    inteligencia de negocios, big data, creación de ofertas a la 
    medida, prospectiva y analítica, investigación y tendencias 
    de mercado; identificar trazabilidad y patrones de
    consumo con fines estadísticos; entendimiento de perfiles,
    rutas de navegación, seguimiento de marcas y demás 
    comportamientos míos como usuario/consumidor,
    hacer entendimiento de perfiles, rutas de navegación, 
    seguimiento y demás comportamientos en redes sociales.
     
17. 17. Compartirla con terceros aliados, proveedores y sociedades
    del mismo grupo empresarial ubicadas dentro o fuera del país,
    en particular para la realización de actividades de conocimiento
    al cliente, relacionamiento comercial o publicitario, 
    gestión de ventas y actividades de cobranza
    
     

3. Vigencia de las bases de datos:

Las bases de datos de Terpel tendrán una vigencia igual al 
periodo de tiempo en que se mantenga la finalidad o finalidades
del tratamiento en cada base de datos o aquel requerido de 
acuerdo a las normas contables, comerciales, tributarias,
laborales, o cualquiera aplicable según la materia, y a los aspectos
administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la 
información almacenadas en las mismas, con un plazo máximo de
cincuenta años. Como consecuencia de lo anterior, y siempre 
y cuando ello no vaya en contravía del cumplimiento de una 
norma vigente, una vez cumplida la o las finalidades 
del tratamiento de los datos, Terpel procederá a su supresión.
No obstante lo anterior, los datos personales serán conservados 
cuando se requieran para dar cumplimiento a una obligación legal 
o contractual o para fines históricos o estadísticos.

4. Derechos de los Titulares de los Datos:

En aplicación de los términos de la ley, Terpel asume el papel de 
Encargado del Tratamiento y Responsable del Tratamiento en 
todos los casos o en alguno de ellos, dependiendo de cada
uno de ellos, cuando recolecte, almacene, use, circule,
suprima o transfiera o transmita datos de Titulares en alguna 
de sus actividades como compañía, ya sea por si misma o a 
través de terceros. Así mismo, en algunos casos Terpel
 asume el papel de Encargado del Tratamiento de datos 
personales respecto de los cuales es Responsable del Tratamiento
alguna de las compañías que forman parte del mismo grupo 
empresarial ubicadas dentro o fuera del país. Los derechos que 
le asisten conforme a la ley al Titular de los datos son los
siguientes:


 

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales 
   frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados 
   del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros 
   frente a datos parciales, inexactos, incompletos,
   fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo 
   Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya 
   sido autorizado;
    
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable
   del Tratamiento en cualquier momento y de manera gratuita
   salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito 
   para el Tratamiento de conformidad con lo previsto
   en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;
    
3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el 
   Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del
   uso que le ha dado a sus datos personales, al menos una 
   vez al mes;
    
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio
   quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las
   demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
    
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato 
   cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, 
   derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria
   y/o supresión procederá cuando la Superintendencia 
   de Industria y Comercio haya determinado que en el 
   Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en 
   conductas contrarias a esta ley y a la Constitución; o cuando 
   no se mantenga una relación contractual vigente con Terpel.
    
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan 
   sido objeto de Tratamiento.

5. Tratamiento de Datos Sensibles y datos personales de niños, 
niñas y adolescentes:

El Tratamiento sobre datos sensibles y los pertenecientes a niños, 
niñas y adolescentes está prohibido. No obstante lo anterior, Terpel 
realiza el tratamiento de datos de este tipo en los siguientes casos 
única y exclusivamente cuando media autorización previa y expresa 
de su Titular:

(i) Datos sensibles: Terpel realiza el tratamiento de datos sensibles 
autorizados por el Artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, capturados 
de sus funcionarios y con fines únicos y exclusivos de manejo de 
la relación laboral con la compañía y para dar cumplimiento a las 
obligaciones legales, contractuales y/o convencionales
derivadas de la misma, en vigencia y/o finalizada la misma. 
Lo anterior sin perjuicio de las autorizaciones que puedan 
conceder los titulares en los términos del Artículo
6 del Decreto 1377 de 2013.

Dichos datos son manejados en bases de datos del área de gestión
humana de Terpel.
Para el tratamiento de datos sensibles Terpel deberá:
 

1. Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles 
   no está obligado a autorizar su Tratamiento.
    
2. Informar al Titular de forma explícita y previa, 
   además de los requisitos generales de la autorización 
   para la recolección de cualquier tipo de dato
   personal, cuáles de los datos que serán objeto 
   de tratamiento son sensibles y la finalidad del 
   tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.
    
3. No podrá condicionar ninguna actividad al suministro 
   de datos personales sensibles.

(ii) Datos de niños, niñas y adolescentes: Terpel captura 
datos de este tipo en algunos programas especiales 
dirigidos a sus clientes tales como la convención de
ventas u otros donde la compañía organiza un viaje 
para sus clientes , sin perjuicio de la existencia de 
otros de similar naturaleza. La captura de estos datos 
se hace con el fin único y exclusivo de contar con la 
información necesaria para el trámite de tiquetes, 
programas turísticos entre otros, con las entidades con 
quienes Terpel contrata este tipo de eventos.

El Tratamiento de este tipo de datos será permitido 
siempre y cuando:

1. Responda y respete el interés superior de los niños, 
   niñas y adolescentes
    
2. Que se asegure el respeto de sus derechos 
   fundamentales.
    

Cumplidos los anteriores requisitos, Terpel deberá obtener
la autorización del representante legal del niño, 
niña o adolescente para la captura, almacenamiento,
envío a terceros y uso de los datos con los fines antes señalados, 
previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión 
que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía
y capacidad para entender el asunto.

6. Atención de Consultas, Solicitudes y Reclamos:

Terpel deberá permitir el acceso gratuito del Titular de los datos a 
su información cuando así lo requiera para realizar consultas así 
como garantizar el derecho a los Titulares de presentar reclamos
y solicitudes de corrección, actualización o supresión de 
datos personales.

Terpel podrá recibir las solicitudes antes señaladas sobre Datos 
Personales de:

a) El Titular del dato
b) De los causahabientes, representantes legales o apoderados 
de los Titulares;
c) De entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus 
funciones legales o
d) Por orden judicial y de terceros autorizados por el Titular 
o por la ley.
e) Por estipulación a favor de otro o para otro.

Terpel permitirá el recibo de consultas, solicitudes y reclamos 
por medio escrito a su dirección de notificación judicial en la 
Carrera 7 No. 75-51 de Bogotá, de manera oral a través 
de la línea de atención al cliente (018000518555 o al #462 
desde Comcel, Movistar y Tigo) y a través de su página web 
www.terpel.com. En este último caso, Terpel cuenta con un 
link en la página web que se denomina “Contáctenos” que le
permite al usuario ingresar al link de Peticiones y Reclamos y 
allí descargar el Formato Único de Recepción de Peticiones, 
Quejas y Reclamos. En este caso puede imprimir el formato 
y remitirlo a la Carrera 7 No. 75 – 51 piso 10 en la ciudad de 
Bogotá, o al siguiente correo electrónico:
[email protected]

Las consultas sobre datos personales serán resueltas por Terpel 
en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir 
de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible 
atender la consulta dentro de dicho término, se informará
al Titular o sus causahabientes, manifestando los motivos de la 
demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la 
cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles 
siguientes al vencimiento del primer término. En caso que la

consulta sea realizada vía la línea de servicio al cliente, deberá 
informarse al Titular que debe hacerla por escrito con el fin de 
mantener prueba de esta. Durante el recibo de consultas, 
peticiones y reclamos, se tendrá como medio probatorio 
el Formato Único de Recepción de Peticiones, Quejas y Reclamos 
de Terpel o el escrito que presente el Titular o sus causahabientes 
presentando la solicitud.

El trámite de estas consultas y reclamos será gratuito, excepto 
en los casos señalados expresamente por la ley.

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de 
la autorización no procederán cuando el Titular del dato tenga 
un deber legal o contractual de permanecer en las bases de 
datos de Terpel.

El área responsable en Terpel para la protección de datos 
personales que dará trámite a las solicitudes, consultas 
y reclamos relacionados con Habeas Data, es Servicio al Cliente 
perteneciente a la Vicepresidencia de Operaciones y Logística.

7. Recepción de PQR y Consultas:

a) Para PQR recibidos por medio físico o mediante mail: 
Se adoptará e implementará el Formato Único de Recepción de 
Peticiones, Quejas y Reclamos el cual deberá ser
descargado de la página web de Terpel. El formato deberá ser
enviado por correo físico a la Carrera 7 No. 75 – 51 piso 10 
en la ciudad de Bogotá, o al siguiente correo
electrónico: [email protected]

No obstante lo anterior, el Titular o las demás personas 
permitidas por la ley podrán realizar consultas, solicitudes 
o reclamos utilizando otro formato o a través de un
escrito dirigido a la compañía y lo enviarán por correo físico 
a la Carrera 7 No. 75 – 51 piso 10 en la ciudad de Bogotá, o al 
siguiente correo electrónico: [email protected].

Los tiempos de respuesta serán de diez (10) días hábiles para 
consultas y de quince (15) días hábiles para reclamos.

b) Recepción de consultas, peticiones y reclamos 
a través del Call Center: La Operadora una vez escuche la 
solicitud del usuario, deberá solicitar su autorización
para la recepción de sus datos personales, no sin antes 
darle el derecho de consultar la presente política 
publicada en la página web de Terpel www.terpel.com.
Las consultas, peticiones y reclamos recibidos por este 
medio serán tramitados por la compañía y su respuesta 
será dada por escrito a la dirección de notificación
aportada por el Titular.

Los tiempos de respuesta serán de diez (10) días hábiles 
para consultas y de quince (15) días hábiles para reclamos.

c) Solicitud para conocimiento, actualización y rectificación 
de datos personales: Esta procederá frente a datos parciales, 
inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, 
o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no
haya sido autorizado por el Titular.

La solicitud que realice el Titular sobre el particular, deberá 
ser enviada por correo físico a la Carrera 7 No. 75 – 51 piso 10 
en la ciudad de Bogotá, o al siguiente correo
electrónico: [email protected].

Los tiempos de respuesta serán de diez (10) días hábiles para 
consultas y de quince (15) días hábiles para reclamos.

d) Solicitud para revocar la autorización y/o solicitar la 
supresión del dato: Esta procederá a solicitud del Titular 
(excepto en los casos donde la ley señala expresamente
que no procede) o cuando la Superintendencia de Industria y
Comercio así lo determine, previa verificación del incumplimiento
por parte de Terpel de los principios, derechos y garantías 
constitucionales y legales. Los tiempos de respuesta serán de diez
(10) días hábiles para consultas y de quince (15) días hábiles 
para reclamos.

e) Reclamos por inexactitud o incumplimiento de obligaciones: 
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información 
contenida  en una base de datos debe ser objeto de corrección,
actualización o supresión, o cuando consideren que se ha 
presentado un incumplimiento de cualquiera de los deberes 
contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar reclamo ante 
Terpel por correo físico a la Carrera 7 No. 75 – 51 piso 10 en la 
ciudad de Bogotá, o al siguiente correo electrónico:
[email protected] Dicho reclamo será tramitado 
bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a TERPEL, 
con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan 
lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos 
que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se 
requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes
a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos 
dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante 
presente la información requerida, se entenderá que ha desistido 
del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea 
competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda
en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la 
situación al interesado.

2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de 
datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del 
mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha 
leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

3. El término máximo para atender el reclamo será de quince 
(15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de 
su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro 
de dicho término, se informará al interesado los motivos
de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual 
en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes 
al vencimiento del primer término. Cuando exista un reclamo, 
Terpel deberá informar a los terceros con quienes hubiere 
compartido los datos personales que están siendo objeto de reclamo, 
que dicho reclamo existe y que se encuentra en trámite.

Adicional a lo anterior, deberá insertar en la base de datos la leyenda 
“información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la 
autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la 
calidad del dato personal.

Mientras la información este siendo controvertida por su Titular 
ante la autoridad, Terpel no podrá circularla con terceros.

8. Comité de Privacidad:

Comité de Privacidad: Con el fin de dar cumplimiento a las 
disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 
1377 de 2013, se crea el Comité de Privacidad. Este comité 
está conformado por el Gerente de Auditoría Interna,
Director de Automatización de Procesos Digitales, el Vicepresidente
de Gestión Humana y Administrativa, el Vicepresidente de Asuntos 
Corporativos y Legales, Director de Ciberseguridad, el Vicepresidente 
de Mercadeo y el Gerente de Asuntos Legales. Los tres últimos 
presidiendo el Comité en sus calidades de Oficiales de
Privacidad.

Las funciones del Comité son las siguientes:
 

1. Proveer los mecanismos para que los procesos y controles 
   estén diseñados para velar por la protección de datos personales 
   buscando salvaguardar la solicitud de autorización para el tratamiento
   de datos personales, el cumplimiento de la política de tratamiento 
   de la información, el cumplimiento de las políticas de cada área 
   sobre habeas data, el funcionamiento de los métodos de consulta 
   y respuesta sobre solicitudes asociadas a datos personales.
    
2. Aprobar las recomendaciones de ajustes a las políticas de la 
   entidad que sean puesta en su consideración por los Oficiales 
   de Privacidad u otras áreas de la organización.
    
3. Aprobar la creación o modificación de bases de datos de 
   la ORGANIZACIÓN TERPEL.
    
4. Definir actividades de control y vigilancia frente al 
   cumplimiento de las disposiciones en materia de hábeas data.
    
5. Iniciar y dirigir las investigaciones relacionadas con la 
   administración de la información personal al interior de la 
   Entidad junto con el área que ejerce las funciones disciplinarias, 
   de ser el caso.
    
6. Resolver consultas de las distintas áreas de la compañía 
   sobre el tratamiento de datos personales que los 
   Oficiales de Privacidad ponga en su conocimiento.
    
7. Solicitar modificaciones a los procesos internos de las 
   distintas áreas de la compañía con el fin de mantenerlos 
   alineados con las normas de habeas data
   y la Política de Tratamiento de la Información de Terpel.
    
8. Estudiar las solicitudes de autorización de las distintas
   áreas de la compañía para compartir con terceros datos 
   personales capturados por Terpel en caso
   de que los Oficiales de Privacidad lo solicite.
    
9. Analizar y hacer seguimiento a la gestión de implementación 
   de los requisitos legales en materia de Hábeas Data.
    
10. Definir los programas de capacitación y entrenamiento, 
    junto con su periodicidad, que sean requeridos por el 
    personal y contratistas de Terpel.
     
11. Revisar los resultados de las auditorías internas y externas 
    realizadas sobre el tratamiento de datos personales y establecer 
    planes de acción frente a sus resultados.
     
12. El Comité de Privacidad sesionará en reuniones ordinarias tres 
    (3) veces al año, o en cada oportunidad que se requiera. 
    El encargado de realizar las convocatorias para las reuniones 
    es la Gerencia de Asuntos Legales.

9. Actualización de esta Política:

Terpel se reserva el derecho de actualizar la presente Política 
cuando así lo requiera de acuerdo a sus procedimientos internos 
y ejercicio de sus actividades. Cuando sea actualizada, en caso de 
tener cambios sustanciales deberá informarlo a través de medios 
idóneos a los Titulares de los datos contenidos en sus bases de datos,
previo a su implementación.

10. Fecha de entrada en vigencia de la Política:

La presente política es corresponde a una actualización de la 
política publicada el 21 de octubre de 2024